+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

В какой срок нужно отчитаться за подотчетные деньги

Как правило, такой срок прописывается в положении или приказе о порядке выдачи и возврата подотчетных сумм. Но в любом случае работник, получивший деньги, обязан отчитаться в течение трех рабочих дней после окончания этого срока абз. Для этого сотрудник составляет авансовый отчет и прикладывает к нему подтверждающие документы. Если же деньги не истрачены, работник обязан вернуть их в кассу, причем в тот же срок. Нельзя выдавать наличные под отчет, если работник полностью не отчитался по ранее выданным подотчетным суммам абз. Она используется юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений, для учета выданных под отчет денежных средств.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: 5 ситуаций, которые бесят расчетчика зарплаты и их решения

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Бухгалтерский учет

За выданные под отчет суммы работник должен обязательно отчитаться "Пищевая промышленность: Налоговые органы при проверках будут обращать внимание на случаи невозврата подотчетных сумм в установленные сроки и могут доначислить НДФЛ и штрафные санкции, посчитав, что работники таким образом получили экономическую выгоду - доход, подлежащий налогообложению.

Кроме этого, организация рискует быть привлеченной к административной ответственности за повторную выдачу денег под отчет, когда работник не отчитался по предыдущим суммам.

Общие правила выдачи денег в подотчет В соответствии с п. Срок, на который выдаются подотчетные деньги, каждая организация вправе устанавливать самостоятельно в приказе или ином локальном нормативном акте. Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Наличные деньги под отчет выдаются при условии полного погашения работником задолженности по ранее полученным подотчетным суммам.

Административная ответственность за несоблюдение требований Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций влечет административную ответственность, предусмотренную п.

Однако не любое нарушение образует объективную сторону административного правонарушения. Указанная норма применяется в случаях: Вопрос о наложении штрафа при нарушении требований, перечисленных в п. Налоговые органы при проверках соблюдения кассовой дисциплины зачастую привлекают организации к административной ответственности по п.

Тем не менее большинство судов склоняется к тому, что такое действие не может квалифицироваться по указанной статье. В данном случае нарушен порядок выдачи наличных денежных средств а не порядок ведения кассовых операций , за что административная ответственность не предусмотрена Постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от Неуказание в расходном кассовом ордере цели выдачи денежной суммы под отчет и отсутствие письменного заявления лица с зафиксированным сроком представления авансового отчета также не образуют объективную сторону правонарушения по п.

Вместе с тем есть случаи, когда судьи встают на сторону контролирующих органов. Пример - Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от Общество поплатилось за то, что при выдаче денег под отчет по расходно-кассовым ордерам не составлялись письменные заявления подотчетного лица с указанием сроков представления авансового отчета по выданным суммам, также под отчет выдавались денежные средства, когда по полученным ранее суммам работник не отчитался и неизрасходованные деньги в кассу не внес.

Отметим, что обжаловать в кассационной инстанции это Постановление общество не стало. Поэтому пренебрегающая установленными требованиями организация все же рискует быть привлеченной к административной ответственности.

В лучшем случае свою позицию она сможет отстоять в суде. Учитывая неоднозначность арбитражной практики, есть вероятность решения спора и не в ее пользу. К сведению. Обязанность соблюдения правил, установленных Положением о порядке ведения кассовых операций в РФ, распространяется и на индивидуальных предпринимателей независимо от применяемой ими системы налогообложения п.

Банк России в Письмах от Составлять авансовый отчет о суммах наличных денег, израсходованных непосредственно индивидуальным предпринимателем на любые цели, по мнению Банка России, не обязательно. Как взыскать с работника невозвращенные подотчетные суммы?

Если в установленный срок сотрудник не вернул неизрасходованную подотчетную сумму, то работодателю нужно принять меры по ее взысканию. В этих целях в соответствии со ст. Такое решение принимается не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания Письмо Роструда от Если же работодатель месячный срок пропустил или работник отказался вернуть долг добровольно, взыскать задолженность можно в судебном порядке, воспользовавшись правом, предоставленным ст.

На споры о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, отводится год со дня обнаружения причиненного ущерба в данном случае год с даты, установленной для представления авансового отчета и возврата неизрасходованных подотчетных средств. Если пропущен и этот срок, организация вправе обратиться в суд с просьбой о его восстановлении, но вот в случае отказа взыскать ущерб она уже не сможет.

По истечении трех лет которые являются общим сроком исковой давности в соответствии со ст. Срок исковой давности по невозвращенным подотчетным суммам отсчитывается по окончании срока, на который были выданы деньги п.

Работодатель может простить долг работнику, то есть обязательство по возврату подотчетных сумм прекращается освобождением работника от лежащих на нем обязанностей. Такая возможность предусмотрена ст. В зависимости от предпринятых организацией действий у нее могут возникнуть налоговые обязательства в отношении задолженности подотчетных лиц.

В каких случаях у работника возникает облагаемый НДФЛ доход? Сотрудник не отчитался и не возвратил полученный аванс Если работник не вернул выданные под отчет деньги, а организация, в свою очередь, не взыскала их в установленные сроки или простила долг, есть основания для списания числящейся в учете задолженности по подотчетным суммам и признания денежных средств собственностью работника которой он может распоряжаться по своему усмотрению, в том числе тратить на личные нужды , то есть работник получает экономическую выгоду, которая в силу ст.

Этот доход подлежит обложению НДФЛ на основании п. Организация признается налоговым агентом по отношению к работнику, не вернувшему подотчетные суммы, и на основании ст.

Если это не будет сделано, для организации наступят последствия в виде привлечения к налоговой ответственности, предусмотренной ст. В силу п.

Особо актуален вопрос о том, в какой момент следует признать за работником доход, подлежащий налогообложению. В Письме Минфина России от Для этого организацией должны приниматься все предусмотренные законодательством меры.

В случае если такое оказалось невозможным в связи, например, с истечением срока исковой давности или если организация приняла решение о прощении долга работника, то датой получения бывшим работником организации дохода в виде невозвращенных сумм денежных средств, выданных под отчет, будет являться дата, с которой такое взыскание стало невозможно, или дата принятия соответствующего решения.

При прекращении трудовых отношений с работником до истечения календарного месяца в соответствии с п. Невозвращенные подотчетные суммы, на наш взгляд, следует включать в облагаемый НДФЛ доход работника на одну из более ранних дат: Если работодатель решил освободить работника от обязательства по возврату подотчетных сумм, то на основании ст.

Как известно, стоимость подарков, полученных физическим лицом от организаций, не облагается налогом в пределах руб. А пока выданные под отчет денежные средства образуют задолженность работника перед организацией не списанную в учете в связи с тем, что не наступили основания для ее списания , у него существует обязанность погасить этот долг либо израсходовать на те цели, на которые был выдан аванс, и отчитаться в установленном порядке, либо вернуть деньги , что может быть сделано в любой момент, в том числе за пределами срока, установленного организацией для составления авансового отчета.

В этом случае денежные средства не являются для физического лица экономической выгодой и не считаются его доходом. Позиция высших арбитров С тем, что не израсходованные на нужды организации и невозвращенные подотчетные средства, оставшиеся в распоряжении работника, являются его доходом, недавно согласился Президиум ВАС в Постановлении от В суде рассматривалось следующее дело.

В ходе выездной налоговой проверки организации инспекторы установили, что в течение проверяемого периода руководитель общества систематически снимал с расчетного счета наличные денежные средства за четыре года более 70 млн руб.! Часть денег приходовалась в кассу организации и выдавалась руководителю под отчет, часть же не приходовалась в кассу вообще.

Документы, подтверждающие расходование подотчетных средств по целевому назначению, инспекции представлены не были. Руководитель общества составлял лишь авансовые отчеты без приложения первичных учетных документов.

Примечательно, что при снятии наличности в кредитные учреждения представлялись договоры на закупку сельскохозяйственной продукции у двух предприятий.

Результаты контрольных мероприятий, проведенных в отношении этих контрагентов, показали, что отпуск сельхозпродукции в адрес проверяемого налогоплательщика ими не производился, какие либо финансово-хозяйственные взаимоотношения отсутствовали.

Более того, в суде апелляционной инстанции сам руководитель организации пояснил, что договоры на приобретение сельхозпродукции в действительности представлялись в банки в целях снятия наличных денег.

Таким образом, организация фактически оказалась обналичивающей фирмой с использованием формального документооборота. В связи с нарушением положений ст. В качестве еще одного аргумента для удовлетворения жалобы выступило Постановление Президиума ВАС от Президиум ВАС, пересматривая в порядке надзора перечисленные судебные акты, оставил в силе решения первых двух судов, подтвердив обоснованность и правомерность их выводов.

В материалах же рассматриваемого дела данных о том, что товарно-материальные ценности оприходованы обществом в установленном порядке, не имеется. Кроме того, при вынесении оспариваемого Постановления суд кассационной инстанции вышел за пределы своих полномочий: Таким образом, высшие арбитры признали, что невозвращенные подотчетные суммы являются доходом физического лица.

Обратите внимание! В этом деле, к сожалению, не ясно, на какие даты был определен доход работника, подлежащий обложению НДФЛ. Но исходя из доначисленного в ходе проверки НДФЛ в размере 9 руб. Момент получения дохода работником организацией не оспаривался.

Сотрудник отчитался за аванс, но подтверждающие документы составлены с нарушениями Если приложенные к авансовому отчету первичные оправдательные документы на приобретенные товары или выполненные работы услуги составлены с нарушением установленных требований, то суммы, выданные подотчетному лицу на хозяйственные расходы, подлежат включению в налоговую базу по НДФЛ.

Москве от Ранее столичные налоговики были не столь категоричны: Более свежих разъяснений чиновники по этому вопросу не давали. Инспекторы на местах до сих пор продолжают доначислять НДФЛ в любых ситуациях, в том числе если среди продавцов товара подотчетному лицу оказываются фирмы-"однодневки" или не зарегистрированные в ЕГРЮЛ лица, о чем свидетельствуют непрекращающиеся споры.

Раньше налоговики находили поддержку в судах см. В настоящее время арбитражная практика складывается по большей части в пользу налогоплательщика в связи со сформировавшейся позицией Президиума ВАС, изложенной в Постановлении от Рассмотрим предысторию этого дела.

В обоснование понесенных расходов по авансовым отчетам работники представили первичные документы на приобретение товарно-материальных ценностей у контрагентов, которые, как выяснилось, не зарегистрированы в ЕГРЮЛ, то есть фактически не существовали.

Однако Президиум ВАС, пересматривая судебные акты нижестоящих инстанций, подчеркнув, что достоверность представленных работниками документов, подтверждающих произведенные расходы, определяет сама организация, пришел к иному выводу.

Авансовые отчеты работников организацией приняты, приобретенный по подотчетным денежным средствам товар оприходован в учете в установленном порядке, а инспекция, в свою очередь, не доказала, что спорные суммы явились экономической выгодой работников, - при указанных обстоятельствах у инспекции отсутствовали законные основания для правовой оценки подотчетных сумм как дохода физических лиц или выплат и иных вознаграждений в пользу работников, исчисления НДФЛ и привлечения организации к налоговой ответственности.

А вот если в действительности операции по приобретению товарно-материальных ценностей или услуг, оплаченные за счет подотчетных средств, фиктивны и на учет не приняты не оприходованы , то суд вряд ли оправдает компанию.

Судьи подчеркнули, что несуществующие организации юридическими лицами в гражданско-правовом смысле не являются, то есть не могут иметь гражданские права и нести гражданские обязанности. Их действия, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей, не могут быть признаны сделками в смысле ст.

Общество же каких-либо доказательств того, что за подотчетными работниками числится задолженность по выданным под отчет суммам, не представило, равно как и доказательств того, что на полученные денежные средства работники приобрели какие-либо товары, работы либо услуги в интересах организации.

Итак, если израсходованные подотчетные суммы обоснованы и подтверждены, пусть даже с помощью документов, оформленных с нарушениями установленного порядка, при условии, что материальные ценности, работы или услуги оприходованы приняты на учет организацией, то есть операции по их приобретению реальны, включать в облагаемый НДФЛ доход работника такие суммы не нужно, однако следует быть готовым к претензиям проверяющих.

Вероятность оспорить доначисления с учетом сложившейся арбитражной практики достаточно велика. Но если налоговый орган все же докажет, что с помощью документов, содержащих недостоверную информацию, представленных к авансовым отчетам, в отсутствие реальных хозяйственных операций обналичивались денежные средства или они использовались в личных целях работника, организация может быть привлечена к налоговой ответственности.

Налоговики пытаются доказать данный факт и, как видно из анализа арбитражной практики, им это удается. Впрочем, если операции с подотчетными суммами реальны, то опасаться компании нечего, в худшем случае дело дойдет до суда, но там-то она должна найти поддержку. Не забывайте в обязательном порядке инвентаризировать расчеты с подотчетными лицами и выявлять просроченную задолженность за работниками, поскольку при определенных условиях ее следует включать в облагаемый НДФЛ доход.

Подотчетные средства: порядок выдачи и возврата

Порядок выдачи денежных средств в подотчет регулируется Положением о порядке ведения кассовых операций от Основанием для выдачи является заявление подотчетного лица. На заявлении обязательно должна быть собственноручная надпись руководителя о сумме и сроке, на который выдаются наличные деньги, его подпись и дата.

Подотчетники не всегда успевают в установленный срок отчитываться за те суммы, что получили авансом и предоставить товарные чеки. Чтобы опозданий было как можно меньше, в организации могут принять решение оформлять деньги денежные средства на подотчет на долгий срок.

Срок отчета по подотчетным суммам Порядок выдачи денежных средств работнику под отчет прописан в пункте 6. Сотрудник, получивший деньги от организации, не позднее трех дней после истечения срока, на который выданы деньги в подотчет, должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет с приложением подтверждающих траты документов. Денежные средства под отчет выдаются на основании распоряжения руководителя предприятия либо на основании заявления сотрудника. Наиболее часто применяемым на практике основанием для выдачи денег под отчет является заявление работника.

Как выдать средства подотчет, сдать Авансовый отчет

На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс. Сумма аванса рассчитывается так: Однако, если работник уезжает в зарубежную командировку или в страны СНГ, аванс выдается в валюте страны, в которую он направляется. Оплата расходов, связанных с зарубежными командировками работников, относится к текущим валютным операциям. Следовательно, разрешение Центрального банка РФ не требуется подп. Для того чтобы получить валюту, вам необходимо открыть валютный счет в банке. Валюта на оплату командировочных расходов может быть получена только с валютного счета. Валюту с текущего валютного счета можно получить не раньше чем за 10 рабочих дней до выезда работника в командировку. Одновременно с выдачей наличной валюты или дорожного чека вы должны получить на имя каждого командируемого работника или на имя старшего группы справку по форме N

Сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом

Приказ на выдачу подотчетных сумм: Вместо этого можно оформить распоряжение. Новые суммы под отчет работники могут получать еще до того, как отчитались за предыдущий аванс. Эти и другие изменения в порядок ведения кассовых операций ЦБ внес Указанием от

На вопросы отвечали эксперты ГК Л.

Учет расчетов с подотчетными лицами. Подотчетными лицами являются работники организации, которым выданы авансы на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы. Выдача наличных денег осуществляется по расходным кассовым ордерам или расчетно-платежным ведомостям. Список лиц, которым разрешается получать денежные средства на эти цели, утверждается руководителем организации.

В какой срок нужно отчитаться за подотчетные средства

В перечень подотчетных расходов входят представительские, командировочные расходы, расходы на административно-хозяйственные нужды приобретение канцелярии, хозяйственного инвентаря, обслуживание офисной техники и аналогичные расходы. Игнорирование надлежащего оформления подотчетных документов может повлечь налоговые риски в части признания расходов по налогу на прибыль, доходов работников по НДФЛ, а также необходимостью начисления страховых взносов на сумму неподтвержденных расходов. Получить денежные средства под отчет может не только работник компании, но и лицо, с которым у компании заключен договор гражданско-правового характера письмо ЦБ РФ от Основанием для выплаты подотчетной суммы является приказ распоряжение, решение , подписанное руководителем компании.

Разбираемся в статье. Евдокимова Наталья Основные положения Подотчетные деньги — это определенная сумма денег бюджетной организации, выдаваемая сотруднику на осуществление расходов по целевому назначению. Это могут быть расходы: Выдать деньги подотчет можно только работникам организации, с которыми заключены трудовые или гражданско-правовые договора. До

Как правильно работать с подотчетными средствами

Виды хозяйственных расходов Выдача ДС на ТМЦ логична, так как порой нужна срочная закупка материалов для продолжения работ. Покупка безналичным путём через организацию иногда увеличивает срок получения желаемого товара. Покупка ГСМ также входит в данную категорию. Командировочные расходы более обширны, к ним можно отнести: Мнение эксперта Мария Богданова Стаж более 6 лет. При расчёте налога на прибыль нет обязанности учитывать размер суточных.

Если позднее работник отчитается за подотчетные суммы, Если срок исковой давности не истек, подотчетные деньги – долг сотрудника значит на них и страховые взносы начислять не нужно (постановление.

После того, как поставленная рабочая цель была выполнена, готовится итоговая документация, то есть сотрудник подготавливает авансовый отчет относительно потраченной суммы и сдает его в бухгалтерию. Также, управляющему организации нужно будет отчитаться о результатах выполнения задания. Если работнику пришлось потратить собственные средства, то компания возместит их при условии предоставления подтверждающих бумаг.

Когда работник должен отчитаться за полученные из кассы подотчетные средства?

Сроки предоставления в бухгалтерию авансового отчета подотчетным лицом За полученные денежные средства на расходы, необходимые для хозяйственной деятельности предприятия или ИП, работник — подотчетное лицо должен отчитаться согласно п. Также, в соответствии с п. Срок, на который подотчетник получает необходимое ему количество денег, указывается им в его заявлении на имя руководителя.

На самом деле их несколько. И каждый — установлен для своего этапа отчетности. С какого момента возникает обязанность по сдаче авансового отчета? И многие начинающие бухгалтеры ошибочно начинают отсчет этого трехдневного срока с момента выдачи денежных средств под отчет.

За выданные под отчет суммы работник должен обязательно отчитаться "Пищевая промышленность:

Порядок выдачи денежных средств под отчет Денежные средства под отчет перечисляются либо на хозяйственно-операционные расходы, либо на расходы, связанные со служебными командировками. Список сотрудников, которые имеют право получать денежные средства под отчет, устанавливаются Приказом компании. Денежные средства перечисляются под отчет независимо от наличия задолженности подотчетного лица по предыдущим подотчетным суммам. Ответственным за подготовку приказа является административно-хозяйственный отдел.

Сроки авансового отчета Сроки авансового отчета Сотрудник, которому организация предоставила под отчет денежную сумму, обязан отчитаться по ней в рамках установленного срока. Точные сроки сдачи авансового отчета зависят от множества факторов. Рассмотрим их более подробно. Однако в акте не указано, с какого именно дня необходимо начинать отсчет. Поэтому нередко возникает ошибка при учете авансовых средств, которая заключается в отсчете этой даты со дня выдачи денег.

Срок и суммы подотчетных денежных средств не ограничиваются Срок и суммы подотчетных денежных средств не ограничиваются 09 января кассовые операции В процессе хозяйственной деятельности руководство организации постоянно сталкивается с необходимостью выдачи наличных денежных средств своему сотруднику, например, на командировку, на представительские расходы, на покупку канцелярских и хозяйственных принадлежностей, на приобретение ГСМ и тд. В таком случае сотруднику выдаются деньги под отчет. Отчитаться по выданным денежным средствам нужно, оформив авансовый отчет.

Комментарии 11
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Августа

    Пенсии не будет спасибо тебе человек на добром слове.